Veamos a continuación algunos conceptos relacionados con la gestión del tiempo que serán importantes para mejorar tu productividad.
Principales leyes de la productividad
A continuación te voy a hablar de las dos principales leyes de la productividad, la Ley de Pareto y la Ley de Parkinson.
Ley de Pareto
La Ley de Pareto dice que:
“El 20% del esfuerzo genera el 80% de los resultados”
Probablemente también hayas oído hablar antes de este principio como la Ley del 80/20.
Lo difícil aquí es determinar cuál es ese 20% de acciones que me llevarán a alcanzar el 80% de los resultados u objetivos planteados.
Por eso es muy importante determinar un plan de acción que determine cuáles son las tareas fundamentales que me llevarán a cumplir con los proyectos planteados para alcanzar un determinado objetivo.
Una vez tienes claro cuáles son estas tareas deberías focalizarte en ellas y dedicarles al menos el 80% de tu tiempo. El 20% de tu tiempo restante lo podrás dedicar al resto de tareas que también son necesarias hacer pero que no están tan alineadas con los objetivos principales que tenemos planteados para el trimestre en el que estamos trabajando.
Es mucho mejor hacer menos cosas pero más importantes y que realmente te acerquen a tus objetivos que pasarse el día haciendo infinidad de tareas pero que estas tengan poco o ningún impacto en nuestros resultados finales de cara a los objetivos que queremos alcanzar.
Ley de Parkinson
La Ley de Parkinson dice que:
“La complejidad de una tarea se expande hasta ocupar el tiempo máximo disponible”
Es decir que si tienes una semana para hacer una determinada tarea, tardarás una semana en realizar esta tarea y no la terminarás hasta el último día ya que tu mente se adapta al tiempo del que dispones.
Generalmente estamos bastante relajados hasta que vemos que se acerca la fecha límite que es cuando nos ponemos las pilas. Y si no tienes una fecha límite o de entrega, seguramente esa tarea no la acabarás nunca. Creo que todos tenemos ejemplos de este tipo de cosas en nuestra lista de cosas pendiente de hacer.
La Ley de Parkinson es una de las causantes de la procrastinación, por eso es tan importante que nos planteemos una fecha límite para nuestros proyectos.
Otro principio fundamental es que “Es mejor Hecho que Perfecto”.
Siempre tendrás la posibilidad de mejorar las cosas con el tiempo y con el feedback de tu público. Lo importante es avanzar y seguir adelante para cumplir con tus objetivos, no te dejes atrapar por la parálisis por análisis u otros miedos bloqueantes.
Cómo evitar la procrastinación
Procrastinar, es un verbo muy moderno, muy utilizado en el mundillo del emprendimiento online y que no significa más que aplazar.
Procrastinar es cuando pospones algo que debes hacer pero lo vas dejando para más adelante (y que quizás acabes por no hacerlo nunca).
Hay diversos motivos por los que solemos procrastinar:
- Pereza. Simplemente no nos apetece hacer esa tarea.
- Perfeccionismo. Queremos que todo sea perfecto para ponernos a hacer una tarea, pero esto no ocurrirá nunca, siempre hay un “pero”.
- Gran tarea. Es habitual que cuando sabemos que una tarea es muy grande y nos va a ocupar más de una jornada aplazamos su inicio ya que tenemos la necesidad de sentir que hemos finalizado cosas durante la jornada, y por lo tanto, cuando sabemos que no podremos acabar algo solemos posponerlo y anteponemos otras tareas que si acabaremos y nos ayudará a sentirnos mejor.
- La tarea implica tomar una decisión. Y como no tomamos esa decisión no hacemos la tarea. Por ejemplo, debemos diseñar una landing page, pero antes debemos decidirnos sobre cuáles serán nuestros colores corporativos, mientras no decidamos estos no podremos hacer la landing.
Soluciones para cada situación:
- Agendar las tareas. Cuando una tarea tiene un bloque de tiempo definido en nuestra agenda será más difícil procrastinarla.
- Centrarnos en las consecuencias. Tanto positivas (de hacerlo) como negativas (de no hacerlo). De esta manera será más fácil encontrar la motivación, ya sea porque queremos conseguir algo o porque queremos evitar la consecuencia negativa de no hacerlo. Relacionado con esto, podemos establecer un sistema propio de recompensas o penalizaciones con nosotros mismos.
- EDT (estructura de descomposición de trabajo). Debemos ser conscientes de que siempre existe más trabajo que tiempo y por lo tanto, cuando nos enfrentamos a una gran tarea, debemos descomponer esta en tareas más pequeñas que nos permitan abordarlas mejor y al finalizar la jornada sintamos que hemos terminado ciertas tareas, aunque estas sean solo partes de una tarea mayor.
- Rendir cuentas. Encontrar una o varias personas a las que rendir cuentas de las tareas que tienes que hacer. Para un trabajador por cuenta ajena, obviamente esta persona será el jefe. Para un freelance, podría ser un “mastermind group” o un coach. También es muy útil cuando nos comprometemos con nuestra audiencia o comunidad (facebook, twitter, newsletter, etc). Si decimos en público que vamos a hacer algo, debemos hacerlo para no perder credibilidad ante nuestro público.
Coste de oportunidad
Podemos definirlo como el valor de la mejor opción no realizada.
Hacer algo implica que mientras hacemos esa tarea no hacemos otras cosas y el valor (o lo que podríamos ganar) con la mejor opción que no realicemos sería el coste de oportunidad.
¿Qué debemos tener en cuenta para elegir según el coste de oportunidad?
- Eficiencia, ¿en qué somos buenos?.
- Costes que implica una u otra tarea. Dinero, tiempo, recursos. No solo a corto plazo sino también a largo plazo. A veces es importante renunciar a una cantidad pequeña para poder acceder a una más grande en el futuro.
Este es un concepto clave para plantearse la externalización de tareas, por ejemplo delegando en un Asistente Virtual.
Muchas veces, la gran excusa es que no se tiene dinero para externalizar algo, pero hay que plantearse que quizás no tienes dinero porque estás gastando tu tiempo en tareas que realmente no te hacen ganar dinero, si te dedicaras a tareas productivas para tu negocio si tendrías dinero para poder externalizar.
También relacionado con el coste de oportunidad está el aprender a decir NO, para poder dedicarnos a lo que realmente tenemos que hacer.
Antes de empezar cualquier tarea en tu día a día plantéate ¿Cuál es el coste de oportunidad de esta actividad?
