Si eres asistente virtual, sabes que la gestión del email es otro mundo. Y no hablamos solo de tu correo personal o profesional… sino de cuando ya llevas varias cuentas tuyas, de clientes, proyectos colaborativos, y hasta la asociación del cole.

En el episodio de hoy, Esther y Javi te cuentan cómo gestionan ellos sus bandejas de entrada, qué herramientas utilizan y sus trucos para no ahogarse entre correos. Spoiler: Spark y Gmail son sus grandes aliados.

¿Inbox Zero o caos absoluto?

Aunque ambos son bastante organizados con el correo, confiesan que hay temporadas en las que todo se desmadra. Tener más de 10 cuentas (entre propias y de clientes) no es raro cuando trabajas como asistente virtual. La clave está en tener un sistema funcional y que te dé paz mental.

Herramientas que usamos

Esther ha pasado por varias fases y herramientas, pero ahora es fan absoluta de Spark, una aplicación de escritorio y móvil para gestionar múltiples cuentas de correo.

• Gestiona más de 30 correos desde una sola app
• Usa alias y etiquetas de Gmail
• Personaliza con colores por proyecto
• Tiene funciones clave: plantillas, programación de correos, postponer…
• Todo se sincroniza con Gmail, sin perder ni un hilo

Además, divide su jornada por bloques de tiempo para revisar el correo de cada cliente en su momento, evitando distracciones o errores de envío.

Javi, en cambio, sigue fiel a Gmail, pero ha configurado su bandeja de entrada para unificar varias cuentas (todas las suyas, no las de clientes). Usa etiquetas con colores para identificar de forma visual los proyectos y organiza todo por filtros automáticos.

Ambos coinciden en algo: el correo de los clientes se gestiona en sus propios sistemas. Nada de tener correos de clientes mezclados con los personales. ¡Ni por eficiencia ni por seguridad!

Automatización + avisos = tu mejor aliado

¿Y si solo entras a ciertos correos de cliente de vez en cuando? Hay trucos:

• Configura alertas por email, Slack o Telegram cuando entra algo importante
• Usa automatizaciones con Zapier para avisarte si no quieres revisar constantemente

Lo importante es tener tu sistema

No hay una única forma correcta de hacerlo. Pero sí sabemos que trabajar con múltiples cuentas de email sin sistema definido puede volverse una pesadilla.

Así que, si estás en ese punto de “no sé ni desde dónde contesté este email”, te animamos a poner orden. Prueba herramientas, etiquetas, colores, bloques de tiempo… y quédate con lo que te funcione… y ahora escucha el episodio completo.

¡Dentro podcast!