En cualquier negocio digital, las tareas se amontonan, y mucho más en épocas puntuales, como cuando se acercan las vacaciones, tienes algún pico de trabajo, o, sin preverlo, ocurre algo que te impide mantener el ritmo.
Situaciones es las que te surge la duda de cuáles de ellas puedes delegar en un asistente virtual
Bien, vamos a verlo.
¿Prefieres escucharlo?
#01.-¿Qué tareas se pueden delegar en un Asistente Virtual?
Te proponemos algo.
Imagina un mundo donde no te agobia una bandeja llena de emails (sin tiempo para abrir) ni la gestión de rrss (días y semanas sin publicar) o la organización de tu agenda (reuniones que se amontonan y a las que no acudes)
Bien, sí, sí, estás pensando en un mundo ideal y tienes toda la razón, ideal, pero no imposible, es un mundo en el que se cuenta con un aliado indispensable, un asistente virtual que hace todo eso que agobia tanto, y que no permite avanzar.
Un asistente virtual es ese colaborador necesario que te permite enfocarte en lo que sólo puedes hacer tú, mientras te quita de en medio las tareas administrativas y operativas.
Piensa en el como en esa navaja suiza del mundo empresarial de hoy, que completa tareas que van desde la gestión de emails, hasta la planificación de contenido y la atención al cliente.
Un colaborador flexible y multifacético, vamos, que es capaz de adaptarse a tus necesidades, sin limitarse a ciertas tareas, sino capacitado para aprender nuevas en caso de no conocerlas.
Te sorprendería descubrir la cantidad, y variedad, de tareas que un asistente virtual realiza.
¡Ah!, si estás pensando que es solo para esas grandes empresas que tienen un montón de departamentos o incluso esas no tan grandes, pero que solo realizan tareas específicas, te equivocas.
Pero a lo que vamos, esas tareas que un asistente virtual hace por ti.
#02.-34 tareas a delegar en un asistente virtual
Hemos sacado esta muestra, pero ten en cuenta que no es la única, la flexibilidad de un asistente virtual le permite adaptarse a tu negocio y colaborar “casi” como si fueras tú, y aprender todo aquello que desconozca.
Te las hemos separado en sectores, en bloques con los que vas a ver mucho más fácil las tareas que realiza, y darte cuenta de en todo lo que puede ayudar en tu negocio.
Administración y gestión de oficina
Un asistente virtual se convierte en el corazón organizativo del negocio, alguien que maneja con habilidad y rapidez cualquier tarea de ambos departamentos, además de asegurarte la confianza que necesitas de alguien a quien dejas entrar en tu casa.
1 Creación y gestión de facturas y presupuestos
Genera documentos precisos y profesionales, y los registra en el sistema contable que utilices, además de confirmar que los clientes reciban sus facturas a tiempo.
2 Gestión de agenda y calendario
Aquí no solo se trata de apuntar las citas, sino que también coordina reuniones, agenda reservas personales, y planifica eventos, asegurando que tu tiempo (que seguro que no es mucho), se invierte de manera eficaz
3 Filtrado de correo electrónico y spam
Se encarga de hacer una tarea vital en todas las bandejas de entrada: filtrar y eliminar spam, organiza los correos importantes, esos que debes atender solo tú, con el ahorro de tiempo que eso consigue
4 Gestión de bases de datos de contactos
Crea, actualiza y mantiene los registros, se asegura de que la información esté siempre al alcance de tu mano.
5 Organización de archivos
Un espacio de trabajo desordenado, es el principio del caos.
Un asistente virtual recomienda una estructura para todas esas carpetas y archivos en la nube, de manera que siempre sepas donde está la información.
6 Preparación de actas de reuniones o notas de eventos
Toma notas y crea actas de seguimiento, destaca lo importante de cada reunión, además de que registra las decisiones que se toman en ellas.
7 Comprobación del buzón de voz
Revisa los mensajes de voz que recibes para, luego, gestionar las respuestas adecuadas a cada uno.
8 Onboarding de nuevo personal
No cabe duda que es una tarea fundamental, ayudar a los nuevos miembros a integrarse.
Piensa en esas incorporaciones a tu equipo que necesitas que, cuanto antes, se pongan al día de sus responsabilidades, y nunca tienes tiempo para ponerte con ello.
Un asistente virtual lo hace por ti, y coordina “esos primeros” en la empresa
9 Gestión de contratos y colaboraciones
Registra, documenta, y administra contratos, además de realizar las modificaciones que se soliciten para obtener la firma de quienes intervienen
10 Análisis de la competencia
Vital, si no sabes qué hace el resto, no vas a saber nunca cómo hacerlo mejor, tu asistente virtual, investiga y evalúa sus actividades para facilitar la creación de tu estrategia.
Soporte al cliente y tareas personales
Un asistente virtual es una extensión de ti, realiza estas tareas como si lo hicieras tú mismo.
11 Servicios de asistencia personal
Gestiona tu agenda personal, programa entrevistas, y reserva viajes, todo como si lo hicieras tú.
12 Atención al cliente
Un negocio se diferencia por su atención al cliente, nunca, nunca se deben desatender sus solicitudes, comentarios y hasta sus quejas, y no tienes tiempo para hacerlo tú.
Responder a todas ellas, y manejarlas adecuadamente, de manera correcta y cordial, es una de las tareas que, con mayor asiduidad, se encarga a un asistente virtual
13 Envío de tarjetas de felicitaciones o invitaciones
Una de esas tareas personales que, cuando estás super ocupado, siempre se olvidan, un asistente virtual, se ocupa, añadiendo un toque personal a tus relaciones profesionales y personales.
14 Búsqueda y organización de entrevistas y entrevistados
Cuando, por ejemplo, tienes un pódcast o un programa donde recibes a distintos invitados, localizar a las personas adecuadas y cuadrar tu agenda con la suya, no es algo que puedas abandonar, de eso depende la continuidad de tu negocio.
Un asistente virtual se ocupa, además de dar con ese contenido entretenido y de interés para tus oyentes
15 Gestión de stock de tiendas online
Supervisa y actualiza la disponibilidad de los productos que ofreces para que siempre estén a mano de posibles compradores.
16 Seguimiento de envíos en e-commerce
Seguimiento de los envíos de las compras de tu tienda online, los clientes satisfechos con la logística de entrega están mucho más receptivos a repetir.
Gestión de contenido y comunicaciones
En internet, el contenido y la comunicación son los reyes, un asistente virtual ayuda a mantener tu presencia online, para que no te veas superado por el resto.
17 Gestión de proyectos y tareas
Coordina equipos, realiza el seguimiento de tareas y planifica proyectos, es sin duda, “el pegamento” que mantiene todo funcionando sin problemas, aunque en caso de que los haya, es capaz de dar con la solución.
18 Creación y gestión de publicaciones de blog
Ayuda en la gestión de tu calendario editorial, maqueta, contenido y se asegura de que tus publicaciones sean atractivas y estén optimizadas para SEO.
19 Gestión en redes sociales
Programa publicaciones, interactúa con tus seguidores, y analiza a tu competencia, un asistente virtual es quien mantiene tus redes sociales activas y atractivas cuando tú no puedes hacerlo
20 Contactar con proveedores, colaboradores, influencers y afiliados
Necesitas tener patrocinadores, colaboradores o personas influyentes cerca, tu asistente virtual los localiza y contacta con ellos, para ofrecer la propuesta que los acerque a trabajar contigo.
21 Creación de informes
Sobre muy diversos temas, redes sociales, análisis de clientes, …, todos aquellos que necesites según la temática, y requisitos, de tu negocio.
22 Investigación para artículos
Busca e investiga contenidos de interés y actualidad, para post y publicaciones, que mantengan el interés de tu cliente
23 Investigación SEO
Palabras claves, estrategias de posicionamiento, …, acciones SEO imprescindibles para cualquier web en internet.
24 Moderar comentarios en el blog
No revisar, comentar ni moderar comentarios que recibes, ya sea en redes, como en tu propia web, demuestra un interés que perjudica mucho a tu marca.
Un asistente virtual lo hace por ti.
25 Publicación de productos en tiendas online
Subir productos, agregar descripciones y precios, que tu e-commerce se mantenga actualizado de todo lo que ofreces, tarea complicada si no tienes tiempo para hacerlo tú.
26 Redacción de newsletters
Una de las mejores formas de comunicarte con tus clientes es con el envío de newsletter de manera frecuente.
Mantener el ritmo de envíos es importante para que no te olviden, un asistente virtual no lo permite (que te olviden)
27 Diseño de creatividades e infografías
Crea imágenes y gráficos para publicar en redes, blogs, web, no cabe duda que hay que llamar la atención con una imagen adecuada que despierte interés.
Tareas técnicas y especializadas
Ahora damos un paso más, asistentes virtuales preparados para esas áreas que necesitan conocer una técnica y especialización
28 Transcripciones de texto y archivos de audio/video:
Convierte grabaciones de audio y video en texto, tarea minuciosa que maneja con eficacia para que tú te concentres en su análisis y acción.
29 Creación de hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas
Diseña herramientas y presentaciones visuales que comuniquen tus ideas claramente, ayudándose de sus conocimientos en software de oficina.
30 Gestión de PDF y conversión de archivos:
Maneja y transforma documentos en diferentes formatos, algo esencial que asegura que siempre tienes los archivos que necesitas como los necesitas.
31 Creación de formularios
Diseña formularios de encuestas, suscripciones o cualquier otro que te consiga esa información tan importante para tu negocio.
32 Creación de plantillas
Diseña plantillas que facilitan el trabajo repetitivo, basta con tener la adecuada, a partir de entonces, el tiempo que se ahorra es indiscutible.
33 Maquetar landing pages
Diseña y estructura landing pages, una de las más relevantes, junto con la home, de tu web, de una buena maquetación depende que los interesados lleguen a ella y no “se pierdan por el camino”
34 Edición básica de audio y vídeo
Ediciones básicas en grabaciones de audio y vídeo, para pódcast, canales de YouTube, redes…, conoce las herramientas adecuadas a emplear en cada una, con ellas consigue que el contenido se publique de la manera más conveniente para lograr resultados.
Podemos seguir, pero lo dejamos aquí, porque ya te haces una idea, de las infinitas tareas que puedes delegar en un asistente virtualSin embargo, y es importante, no todos los asistentes virtuales tienen las mismas habilidades, la elección de “ese” que te conviene, depende de tus necesidades, pero una vez que coordinas lo que tú buscas con lo que él, o ella, realiza, no te quepa duda que el tiempo que vas a ahorrar es también infinito.
