Bolsas de horas vs tarifa plana, ¿cómo factura un asistente virtual?

Hoy hablamos de algo que, por su importancia, es un quebradero de cabeza a la hora de plantearte cómo ofrecer tus servicios de asistente virtual.

La elección de hacerlo con bolsas de horas o una tarifa recurrente como forma de cobro de nuestros servicios, es algo que debes tener en cuenta a la hora de comenzar.

Empecemos por definir en qué consiste cada una para que tengas muy claro qué camino seguir.

#01.-¿Cómo facturar los servicios de asistente virtual?

Como decimos la manera de facturar unos servicios que son tan amplios, no es sencillo, pero es imprescindible tenerlo claro.

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“¿Facturo por horas trabajadas, por una cantidad fija, por un trabajo concreto, ….,?”, espera, vamos a ver cada uno, y luego tomas la decisión.

Facturar mediante bolsas de horas

El cliente paga un precio por una cantidad cerrada de horas, normalmente, por adelantado, por lo menos eso es lo que te recomendamos, y el asistente trabaja hasta que se agotan esas horas contratadas.

En cuanto al precio en este tipo de bolsas, lo normal es que, cuantas menos, a la vez, contrates, más elevado sea el precio/hora

Facturar mediante tarifa plana 

El cliente paga un precio fijo, recurrente, que suele ser mensual, pero bueno, hay quien decide periodos diferentes (días, semanas, trimestre, …), y los asistentes trabajamos durante ese tiempo contratado.

Aquí, el precio es un poquito más ventajoso para captar a ese cliente de manera más estable.

Facturar por proyectos

Una cosa muy importante, que quizás es una de las más difíciles de plantear a la hora trabajar como asistente virtual, es que, siempre que sea posible, debemos desvincular nuestro precio del tiempo, de las horas, por lo menos de cara al cliente.

Una recomendación es trabajar por proyectos, porque, si más veces repetimos cierta tarea, más rápido la haremos y no tendremos siempre que estar atados a ese número de horas. 

Al principio cuesta, es difícil, pero hay que darle una vuelta y, en definitiva, se trata de organizarte, si no, estamos limitados y la escalabilidad, (ya de por sí, dar servicio al asistente virtual no es escalable) se complica.

Así, siempre tienes un tope de horas que puedes trabajar, pero facturar por proyectos lo amortigua un poquito más. 

También es importante la comunicación con el cliente, ponernos en su piel, o en su situación, ver qué necesita y si podemos ofrecerlo y ayudarle.

Hay a quienes no encaja una tarifa plana porque buscan realizar una tarea muy puntual, que empieza y termina en un periodo de tiempo muy concreto, o justo todo lo contrario, no tienen límite establecido y necesitan muchísima flexibilidad. 

Vamos a entrar un poco más a fondo en ver las ventajas e inconvenientes que tiene cada opción, pero, antes, queremos aclarar que no todo es blanco o negro. 

¿Siempre hay que elegir entre una de ellas?

No, seguro, a menudo esa elección es muy difícil, sobre todo al principio.

Cuando empezamos con un cliente no somos capaces de definir claramente cuál es la carga de trabajo que vamos a tener, aquí, lo que te aconsejamos es un bono de horas, y, a partir de ahí, ajustar y ofrecer un plan recurrente adecuado a lo que necesita. 

No solo eso, también es una buena opción al principio porque no os conocéis, y es la mejor manera de comprobar la compatibilidad que tienes con él. 

Cuando detectamos un cliente, con quien no funcionamos bien, no hay buena comunicación, nos da muchos problemas, …, hay que ser valiente y decir, “no, contigo no voy a trabajar” (no así, claro, de una forma suave y educada)

Según las necesidades del cliente

Algunos clientes requieren servicios muy puntuales, o flexibilidad extrema, lo que hace que la tarifa plana no sea adecuada, y necesitan a alguien dispuesto a adaptarse a sus necesidades específicas.

Flexibilidad inicial

La elección entre bolsas o tarifas recurrentes no siempre es evidente, especialmente al principio de una colaboración.

Comenzar con un bono de horas sirve para probar la sintonía entre ambos como te hemos comentado, permite una evaluación mutua y facilita la transición hacia una tarifa recurrente una vez que se comprendan mejor las necesidades y la carga de trabajo.

Aclarado esto, ahora sí desglosamos lo bueno y lo malo de cada una 

#02.-Ventajas e inconvenientes de la bolsa de horas 

Facturar nuestro trabajo en función de una bolsa de horas, tiene sus cosas buenas y sus cosas malas, conocerlas facilita la decisión más conveniente en cada momento.

Ventajas

Las bolsas de horas nos aportan, tanto a nosotros como al cliente, mayor flexibilidad.

Te recomendamos aquí no pasarte de buena, y poner ciertos límites, por ejemplo uno temporal, como un paquete de horas que se deba consumir en un plazo determinado.

Inconvenientes

Evidentemente, no es recurrente, al terminar la bolsa de horas el cliente decide si quiere continuar o no, no se renueva automáticamente, cuando se acaba, si no renueva, te quedas sin cliente.

¿La consecuencia?, debes seguir captando clientes nuevos continuamente, necesitas tener cierta estrategia para hacerlo, además, no puedes planificar los ingresos a largo plazo.

#03.-Ventajas e inconvenientes del plan recurrente

Básicamente, lo contrario a lo que te acabamos de contar, lo que es una ventaja en un caso, es desventaja en el otro

Ventajas

El inconveniente anterior, la recurrencia y estabilidad, normalmente es un fijo mensual que hace que programes mucho mejor tus ingresos, y te da una enorme seguridad en la planificación financiera

Todos los meses es igual, todos los meses hay más o menos el mismo trabajo, aunque hay picos según en la época del año en la que estemos, como por ejemplo, Black Friday, pero, por lo general, al principio ajustas un tiempo y se repite mes a mes, hasta que alguna de las dos partes cancela la colaboración.

Para el cliente también es una ventaja, como te hemos comentado, puedes ofrecer un precio más competitivo con el foco en atraerlo y retenerlo de manera estable.

Inconvenientes

Aquí lo malo es que tienes menos flexibilidad, sobre todo para esos clientes con necesidades específicas o muy variables, que no están interesados, o no necesitan, un asistente virtual de una manera continua.

Para ellos este sistema no les va a convencer, por los menos hasta que no te conozcan, y vean en todo lo que puedes ayudar.

#04.-Cómo hacer un seguimiento de horas

Para terminar, tenemos una última recomendación, una herramienta, o tip, superinteresante.

Aunque no estemos cobrando al cliente con base en un número de horas, debemos tener claro cuántas dedicamos a un proyecto, o a un cliente, y saber si nos es rentable o no. 

Una herramienta que es muy habitual y sencilla de utilizar se llama Toggl, digamos que es un reloj.

Cuando te pones a trabajar, registras la tarea que estás haciendo y para qué cliente e inicias el contador 

Cuando terminas, o lo dejas, lo detienes.

Esta herramienta registra todo lo que has hecho para ese proyecto en particular.

Después, por último, solo tienes que filtrar y ver cuántas horas has empleado para este cliente, en ese proyecto, o en una semana concreta.

Con todo esto, ves que la elección entre bolsas de horas y tarifas recurrentes depende de diferentes factores, que no solo son tus necesidades, sino también las de tus clientes.

Funciona, una vez que las conoces y combinas ambas para adaptarte a las circunstancias de cada situación

Y ahora, ¿cuál es el sistema que más te gusta?, ¿plan por horas o recurrente?

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