Un tema fundamental y que no puedes descuidar, por el bien de tu negocio, es el de los presupuestos, cómo enviarlos correctamente para que, además de que estén claros, dejen ver tu profesionalidad.

Un presupuesto debe, en cualquier caso, contener todos los datos relevantes y estar lo más detallado posible para que no haya posibilidad de ningún malentendido.

Un presupuesto es la base sobre la que se basa el trabajo que debes realizar, ni más ni menos, y lo que luego te deben pagar por ello, así que sí, sin duda, saber cómo enviarlo es una tarea esencial para el trabajo de asistente virtual

#01.-Los presupuestos de un asistente virtual

Como te decimos, un presupuesto debe ser claro, detallado y completo.

Es importante que cumpla con esas tres características porque cualquier diferencia en su interpretación, cualquier error en una cantidad, cualquier posible confusión, conlleva problemas que ahora ni te imaginas.

Veamos cada uno con detenimiento para que no te quede ni una duda:

01.-Detallado

Para empezar, las cosas que sí se debe de incluir son: tu nombre, tu logo y tu identidad, y la fecha, muy importante por un detalle que vas a ver más adelante.

Piensa que la gente tiene que saber este presupuesto es tuyo, pero viendo ya los datos más concretos.

Luego, el servicio que vas a prestar, y esto es fundamental, lo más detallado posible (bueno, sin pasarte), dejando claro qué incluye tu trabajo, pero también qué no incluye tu trabajo.

Te ponemos un ejemplo:

Imagina que te piden que publiques las redes de tu cliente

¿En qué redes?

¿Cuántos días a la semana?

¿Solo el texto o también creatividades / vídeos/ stories…?

¿Solamente la publicación, o además la estrategia de contenidos?

Son preguntas que te tienes que plantear para calcular el tiempo que te va a llevar hacerlas.

Date cuenta de que no es lo mismo publicar en Instagram que en X, por ejemplo, empezando por el número caracteres permitidos, o que no es lo mismo en TikTok que en LinkedIn, el público es diferente, y diferente, es la forma en la que te debes expresar.

Fíjate, un post a la semana, si es las 4 redes se convierte en la realización de 4 post diferentes.

Otro un detalle muy importante, que es muy buena idea que incluyas es una fecha de validez, la que tú consideres, ahí nadie se mete, 15 días, 30 días, seis meses, da igual, piensa en un plazo que des tiempo al cliente a que lo lea y lo valore, pero que sepa que no puede estar sin contestar eternamente.

Puedes añadir “Este presupuesto es válido durante X tiempo a partir de la fecha de la firma”, para que el cliente tenga conocimiento de ello, (ahora ya sabes por qué era importante la fecha)

Otra cosa fundamental, el precio y cómo expresarlo.

Normalmente, se suele presentar sin impuestos, pero si es un presupuesto ya superformal, si es conveniente detallarlo, puedes poner “X€” (sin impuestos), y después indicar “más IVA, IRPF, total Y€.

02.-Claro

Los presupuestos, cuanto más claros, mejor, describe exactamente el trabajo que vas a realizar y por el que se ha acordado el pago, ni más ni memos.

En el caso anterior de las redes, puedes poner, por ejemplo, imagina que solo te contratan para crear el texto y publicarlo:

“Gestión de redes sociales que incluyen los trabajos de creación de X post en las redes sociales [ ] con una frecuencia [semanal], estos trabajos incluyen la creación del texto y su publicación

No se incluyen creatividades, vídeos ni otro material, si fueran necesarios, que serán aportados por el cliente”.

Recuerda que, sobre todo en colaboraciones que se alargan en el tiempo, aquello que se dijo hace meses, puede que tu cliente y tú no lo recordéis igual, y, al final, haya problemas y una relación que empezó tan tranquila termine en desastre.

03.-Completo

Algo interesante, sobre todo si es un presupuesto para un servicio recurrente, es incluir cómo se va a trabajar, la forma de trabajo y luego en todos los presupuestos incluir una llamada a la acción del cliente.

Por otro lado, los presupuestos los puedes realizar de muy diferentes maneras, desde una plantilla sencilla o una hoja de Excel, hasta ya algo más “complejo”, utilizando herramientas como Quoters, Factura Directa u Holded. 

Llega la hora de firmar, la herramienta que puedes usar es DocuSign, muy sencilla además, que permite que las partes interesadas firmen un mismo documento de manera digital, y lo podáis archivar fácilmente.

Como resumen y tip de la semana, te aconsejamos que prepares una plantilla con el presupuesto “tipo” que vas a enviar tus clientes, de tal manera que solo tengas que cambiar el servicio que ofreces, la cantidad y la fecha.

Es una manera muy rápida de presentarlos, enseguida, otro detalle que muestra tu profesionalidad, bueno, como todas las plantillas, te lleva un tiempo diseñarla, pero, después, seguro que vas a agradecer tener, siempre listas, secciones predeterminadas.

Con esto estamos seguros de dos cosas: tienes clara la importancia de realizar y enviar (bien) un presupuesto y sabes cómo hacerlo.

Ten en cuenta, por último, que, cuanto más profesional muestres que eres desde el primer momento, mejor imagen vas a dar a tu futuro cliente.