Abrimos un melón para hablar de cómo debe organizarse un asistente virtual, y es que es importante que quien se dedica a organizar y facilitar el trabajo de los demás debe, o debería, por lo menos, tener el suyo superorganizado.

A ver, para cualquier emprendedor que es dueño de su propio negocio es esencial ser cuidadoso y ordenado, pero es que, en concreto, en el caso de perfiles como asistente virtual, o project manager, lo consideramos superimprescindible, porque en eso consiste su trabajo, en ser organizado

En realidad, ofrecer ambos servicios ya es de por sí un paso hacia la estructuración del negocio de otra persona, y, antes, debes saber organizar el tuyo.

#01.-¿Cómo se organiza quien organiza?

Muy bien, o eso se espera de él, ya que tiene la capacidad de decir:

“Oye, vamos a priorizar esto sobre aquello”, o “esta persona va a hacer esto y aquella esto otro”

Así que, sí, es evidente que, para ser asistente virtual, tienes que tener ese puntito de saber organizarte, no porque te vayas a meter en un negocio que no es el tuyo, sino que no estás solo.

Cuando haces algo y lo guardas, el cliente tiene que saber encontrarlo después sin ti. 

Ten presente que no estás con tu cliente 24/7, si necesita algo en tu tiempo libre, por ejemplo, debe encontrarlo, acceder de manera sencilla o va a tener que consultarte, perdiendo tiempo él y haciéndotelo perder a ti.

Necesitáis un sistema, una organización para que tu cliente siempre tenga todo a mano, y sepa encontrarlo. 

Además, ya aparte del trabajo que realizas para cualquier negocio, la organización en el tuyo es igual de importante, porque lo normal, o lo deseable, por lo menos, es trabajar con más de un cliente, y no tener todo bien atado y bien organizado lleva al caos absoluto, y a la pérdida de esos clientes que habían confiado en ti.

Veamos algunos consejos o tips que hemos aprendido con los años. 

#02.-6 tips para la organización de un asistente virtual

Ni todos los asistentes virtuales somos iguales, ni todos nos organizamos igual, por algo muy importante, hay muchos sistemas de trabajo, demasiadas herramientas como para aprenderlas todas, pero sí necesitas hacerte con una, y poner en ella todo el orden de tu negocio.

01.-Crea tu propio sistema

En primer lugar, ten en cuenta que no puedes acordarte de todo, entonces, el principal tip es tener un sistema de dónde y cómo apuntas las cosas.

Un sistema que puedas llevar fácil a un gestor de proyecto, vamos a llamarlo así, todas las tareas, luego, si te quieres apoyar en WhatsApp, en notas o lo que sea, perfecto, hazlo como a ti mejor te funcione. 

02.-Sé ordenado con tus cosas

El segundo tip que está muy relacionado con la organización es el orden, mantente tú ordenado.

Tu lugar, tu escritorio, el puesto donde trabajes no debe tener cosas por medio, eso facilita que enfoques en lo que tienes entre manos, en la tarea que estás haciendo, y no solo nos referimos a esos lugares físicos, sino también a tu sistema digital, tus archivos, tus emails. 

Se trata de tener una estructura con un orden establecido en la que tú sepas dónde está todo en cada momento.

Antes hemos hablado de que es necesario de ser organizado con los asuntos de los clientes, para que puedan ir a encontrarlo todo sin ti, pero es que es igual de importante en tu caso, también lo necesitas para tu propio negocio. 

03.-Sé ordenado con todo lo que se comparte

Más adelante te hablaremos de cómo organizamos los archivos, pero básicamente, sobre todo de cara a clientes, en mi caso, tengo es una carpeta por cada uno, y ahí están las cosas que ellos me envían: información, documentos, recursos, facturas, etcétera. 

04.-Prioriza tareas

Imprescindible, no todas son igual de importantes, por no hablar de que, en el momento en la cantidad de clientes aumente, el número de tareas va a tender a infinito.

Así que sí, organizar el calendario, y el tiempo a dedicar a trabajar en cada cliente, dando prioridad a las tareas que lo necesites, es esencial en el día a día de un asistente virtual.

05.-Contabilizar tiempo

Hilando con el punto anterior, lo importante de contabilizar tu tiempo para tener bien claro cuánto has ocupado en cada tarea y en cada cliente

Da igual si trabajas por horas o por tarifa plana, siempre debes poder generar un informe de cuánto estás empleando para cada cliente, también es importante para saber las horas que tardas en realizar cierto proyecto, y, por lo tanto, tener claro qué cobrar a quien te lo encarga. 

Es el objetivo de todo esto, lograr una base de información que te ayude a valorar tu trabajo en función del tiempo que te ocupa.

 06.-La herramienta se adapta a ti, nunca al revés

Muy, muy muy importante, y no lo debes olvidar.

Si tú ya estás trabajando con una y te va bien, esa es justo tu herramienta, no te compliques, no estés cambiando cada dos por tres.

Aunque una cosa sí es importante, es bueno probar las nuevas que aparecen, no solo para comprobar si se adaptan a ti, sino porque, a lo mejor, empiezas con un cliente que las usa, y te interesa saber más o menos cómo manejarlas o, al menos, haberlas visto por encima para no estar demasiado “verde”

Estos consejos o tips que te acabamos de dar, igual, si estás empezando, no sabes por dónde cogerlos, pero para eso estamos nosotros :), así que aquí tienes unas herramientas básicas para que lo consigas.

#03.-Herramientas básicas en la organización de un asistente virtual

“¿Qué tipo de herramienta?”, es la típica pregunta, (de hecho, si antes abrimos un melón, ahora, un melonar)

No queremos que te centres en qué herramienta, a ver, el problema no puede ser la herramienta, debes decidir tú cuál es la que se adapta a tu flujo trabajo, y a manera de llevarlo a cabo

Y si no la encuentras puedes crear tu propia herramienta, por ejemplo con una hoja de Excel, o un Google Sheets, lo que sea, cierto que no va a ser la solución perfecta ni la más tecnológica, pero, oye, a lo mejor encuentras el punto de adaptación perfecto porque la estás creando tú, y cumple con tus necesidades.

Dicho esto, vamos a hablar de algunos ejemplos de herramientas muy habituales,  o que usamos nosotros

Agenda o libreta

La primera, ya lo hemos dicho antes, una agenda o una libreta, en ella te vas apuntando ahí las tareas, para qué cliente es, plazo de entrega, … bueno, es la herramienta más básica, a partir de ahí, solo es cuestión de crecer. 

Gestión de proyectos

La base de un asistente virtual es una herramienta de gestión de proyectos. 

En mi caso, Asana, me encanta, me parece superpráctica, supersencilla, superescalable, con un plan gratuito que te permite cosas bastante amplias y sobradas para trabajar no solo tú, sino también en el caso de tener una agencia.

No, no es la única, claro, existe Trello, por ejemplo que es más sencilla y con la que empiezan muchos asistentes virtuales, luego están Notion, ClickUp , Airtable y otras miles que te pueden servir, solo elige una y adáptala a ti.

Gestión de tiempo

Toca hablar sobre la gestión del tiempo, en mi caso, principalmente, Google Calendar junto a Toggle, que me dice exactamente horas, minutos y segundos que trabajo, y cuánto dedico a una tarea en concreto. 

Comunicación

Contamos con un espectro bastante amplio, desde el email, en el que podemos trabajar con Gmail, Outlook, Spark, u otros similares, a herramientas más síncronas o asíncronas, ya sea el WhatsApp, Telegram, Slack, que es, a mí, la que más me gusta. 

Luego, aplicaciones que podemos usar para hacer videollamadas, tipo Zoom, Skype o Loom y Vidyard, que nos sirven para grabar un pequeño video. 

Agendar reuniones

En este apartado, el gran vencedor es Google Calendar, ya hemos hablado de él, pero vamos a ampliar más las opciones con Calendly, Book Like A Boss, o Tidical, que está ahora muy de moda también. 

Con ellas, pones tu disponibilidad y a la otra persona le sale todo el abanico de posibilidades, busca la que mejor le viene, concreta una cita y directamente, se os confirma a ambos a través de un enlace de Zoom, de Meet, o de lo que sea, y aparece en el calendario.

Solo falta que llegue el día entrar en la reunión y conectar.

Trabajo en la nube

Te lo hemos comentado por encima, las herramientas de archivos en la nube.

¿Por qué?, porque como asistente virtual no trabajas con tu cliente en una oficina, así que necesitáis tener un sistema de compartición de archivos, y aquí lo normal es utilizar Google Drive, Dropbox, o OneDrive.

Google Chrome

Una herramienta útil para usar es Google Chrome, con los diferentes perfiles que te permite tener.

En caso de clientes muy grandes, tienes la opción de crear su propio perfil, y en él, sus favoritos, su Drive, su correo, …, todo solo de ese cliente en ese perfil, y desde él puede gestionar las tareas y tenerlas compartidas con él.

Como tip final, vamos a decir, sencillamente: organízate, sí o sí. 

Aunque sea con un Excel o con una agenda con papel y boli, es lo de menos, debes tener algo, un sistema, una pizarra, lo que sea, pero ya cuentas con ese “lo que sea” que sabe dónde está todo y con un acceso lo más sencillo posible.No olvides algo: por lo menos al empezar, hazlo fácil, no pretendas usar dieciocho herramientas cuando hay una que te lo da todo, úsala y centraliza, luego, ya poco a poco, la experiencia y la práctica te van a dar pie a implicar más en tu flujo de trabajo.