¿Cuáles son los conocimientos básicos de un asistente virtual?

Hay una serie de conocimientos básicos que todo asistente virtual debe conocer para iniciarse en esta profesión, no se trata de saber “todo de todo”, pero sí de tener cierto dominio de muchos temas, sin profundizar demasiado,  y luego cada profesional puede estar especializado en uno u otro sector para destacar.

Debes tener, eso sí, un perfil multidisciplinar, porque nuestro trabajo consiste en atender las necesidades de cada cliente en aquello que necesite.

Aclarado que no tienes que ser un experto en ningún tema en concreto, es bueno tener conocimientos en muchos, y una capacidad de adaptación y aprendizaje continuos.

#01.-Conocimientos básicos de un asistente virtual

En el mundo de la asistencia virtual, es fundamental contar con un conjunto de conocimientos básicos para desempeñar las tareas solicitadas por los clientes de una manera eficaz, aun sin ser un experto en ningún campo específico.

Aprende a captar más y mejores clientes que te permitan vivir de la Asistencia Virtual

📫 8 lecciones para que conseguir clientes no sea tu problema

📢 Atraerás y retendrás a los clientes de manera efectiva y conseguirás relaciones a largo plazo
📢 Optimizarás tu presencia online y perfeccionarás tus habilidades de venta
📢 Desarrollarás habilidades de networking y colaboración

"*" señala los campos obligatorios

Privacidad*
Este campo es un campo de validación y debe quedar sin cambios.

Se trata de contar con esa versatilidad, esa capacidad de adaptarse, y aprender de manera constante, que te permitan ofrecer un servicio de calidad.

Cuando trabajas con diferentes herramientas llega un momento en que eres capaz de adaptarte mucho más rápido a las nuevas, porque te acostumbras a investigar, identificar el entorno, y cómo se comporta cada una, puede que no la hayas visto nunca, pero te haces con ella en el momento en que entras a “bichear”.

Tenemos para ti una relación de las tareas que, como asistente virtual, sin ser necesariamente un experto, debes conocer y saber manejarte en ellas.

01.-Tareas de gestión

En este campo, te vienen a la cabeza Google Calendar y Calendar Apple, bien, seguro que si no haces ya, las vas a utilizar, pero hay muchísimas más, a las que tenemos que adaptarnos, para la gestión y el control del calendario (tuyo y de tus clientes).

También es importante conocer otras que se encargan de la gestión de citas, por ejemplo, Calendly o Book Like a Boss. 

En este campo, hay tantas que no te las podemos nombrar todas, (tampoco las necesitas), lo fundamental es que conozcas varias, porque es una tarea muy demandada, e imprescindible, para llevar la agenda de tus clientes.

Es habitual que te encarguen tareas del tipo, gestión de su agenda, reuniones, confirmación de asistencia, y recopilación de toda la información referente a esas citas.

Tenemos que manejarnos muy bien en calendarios, y también en calendarios compartidos, donde, la posibilidad de manejar colores que destaquen la información que pertenece a cada tarea, te permite tenerlas controladas de una manera muy visual.

02.-Gestión de redes sociales

Seguimos, vamos ahora a la gestión de redes sociales, bien, antes de nada, los asistentes virtuales no somos Community Managers, lo que sí realizamos es publicar contenidos, y te los pueden encargar de diferentes maneras.

Cuando te piden publicar un post, a veces te lo dan escrito y listo para hacerlo, o puede que debas diseñar la creatividad, eso ya depende del negocio.

Con lo que has de contar es con conocimientos de las principales redes, y de las herramientas de programación en ellas, como el Business Creator de Facebook, que es muy interesante controlar porque además de ser nativa, controlas no solo Facebook, sino Instagram.

Para X, te aconsejamos una que nos gusta mucho usar  TweetDeeK, y otra que utilizamos, muy buena en programación, es Hootsuite. 

A menudo te vas a encontrar a clientes que desconocen este tema, y te piden un servicio que nunca han hecho, así que no cuentan con ninguna herramienta, en ese caso, tú le puedes proponer la que debería usar según sus necesidades.

Por último, es muy importante que te sepas adaptar a sus preferencias en cuanto al tono utilizado en las publicaciones, se trata de que, aunque escribas tú, parezca que lo hace él, así mantiene la cercanía con sus clientes (escriba quien escriba).

03.-Gestión de email 

Aquí, tu tarea es escribir, contestar y gestionar los emails que reciben tus clientes, y es superimportante que, para hacerlo, te sepas expresar muy bien, además de un detalle a tener en cuenta: el país.

Imagina que eres de un país latinoamericano y gestionas el email de un cliente español, debes saber escribir en ese idioma, conocer sus expresiones y tipo de escritura, igual si es el caso contrario.

Otro punto importante es hablar con tu cliente, y aclarar cómo quiere que escribas.

En redes sociales, seguramente quiere que lo hagas como si fueras él, pero en los emails puede que necesite otra manera de hacerlo.

Una opción es “haciéndote pasar por él”, es decir, en su nombre, que el lector piense que quien le escribe es él, y otra es que, sencillamente, te identifiques con tu nombre como parte de su equipo.

Para el tema de la gestión de los emails, existen Gmail, Outlook, Yahoo Mail y otras muchas, aquí cuentas con la ventaja de que la curva de aprendizaje es muy corta: escribir, enviar, borrar y archivar.

El email es una herramienta que ya utiliza todo el mundo, y se saben manejar, pero no está de más que lo tengas como una de esas tareas para conocer a fondo, sobre todo, las plataformas de email marketing, que sí tienen un poquito más de intríngulis, vamos, que puede que necesites aprender de ellas algo más.

Las herramientas de email marketing más habituales son ActiveCampaign, GetResponse, MailerLite y la de Infusionsoft, MailPoint, Mailer, MailRelay y MailChimp. 

04.-Gestión web

Necesitas conocer WordPress, sí o sí, pero espera, no se trata de que sepas montar una web supercomplicada, sino crear contenidos que te pasen tus clientes, y maquetarlos en la herramienta.

Importante, no necesitas saber de códigos ni de diseño ni de ningún tema demasiado técnico, de hecho, es algo que a menudo hay que recordar a los clientes “somos asistentes virtuales, no diseñadores”, se trata de educar a tu cliente para que sea consciente de qué te pueden exigir.

Luego está que te especialices como asistente técnico virtual, ATV, y que conozcas más a fondo WordPress y todo lo que le rodea, como plugins, códigos y hasta PHP, HTML y CSS, es entonces cuando sí puedes dar servicios más técnicos que otros asistentes virtuales. 

05.-Facturación

El siguiente campo que debes conocer, y manejar, es el de la facturación, necesitas una base de contabilidad, finanzas y facturas.

No es que tengas que ser contable, pero sí estar al tanto de los requisitos mínimos que ha de tener una factura, en nuestro caso, en España, el IVA, cuándo aplicarlo, cuándo no, qué porcentaje, el IRPF, cuánto se aplica, …, eso sí debes tenerlo claro.

Luego ya está el manejo de diferentes programas de facturación, como Factura Directa, Holded, o Quaderno, aunque vas a encontrarte con clientes que no tienen ningún tipo de programa, y que utilizan Excel.

06. Realizar informes

Para esta tarea debes tener conocimientos básicos no solo para realizarlos, sino también para maquetarlos de una forma aceptable y bonita

Puede darse el caso de que te pidan crear informes sobre redes sociales, sobre resultados de campañas, sobre aparición en prensa, eventos en los que participa o para los que se le contrata, …, lo más usual es emplear Excel, Google Drive y Canva.  

06. Gestión de viajes / asistencia eventos

Para ambos, necesitas cierta soltura en cuanto a reservar citas, hoteles, vuelos, billete de tren, alquilar un coche, coordinar horarios, y resto de temas referentes a esos viajes que realiza tu cliente, y en los que hay que dejar todo zanjado antes de que se vaya.

Se trata sencillamente de hacer esa gestión como si fueras tú quien viajara, solo que, que sea para un tercero, añade cierta dificultad, porque no vas a estar allí si surge cualquier problema, es fundamental dejarlo todo previsto y hecho.

Con esto ya tienes más claro qué necesitas tener de base para iniciarte como asistente virtual, o si ya estás en la profesión, los campos en los que debes profundizar porque van a ser los que comúnmente te van a pedir tus clientes.

Conocerlos bien, además, te da la posibilidad de ampliar las tareas que te hayan encargado, y asegurarte ese cliente a largo plazo.

Comparte y ayúdanos a llegar a más gente

Aprende a captar más y mejores clientes que te permitan vivir de la Asistencia Virtual

📫 8 lecciones para que conseguir clientes no sea tu problema

📢 Atraerás y retendrás a los clientes de manera efectiva y conseguirás relaciones a largo plazo
📢 Optimizarás tu presencia online y perfeccionarás tus habilidades de venta
📢 Desarrollarás habilidades de networking y colaboración

"*" señala los campos obligatorios

Privacidad*
Este campo es un campo de validación y debe quedar sin cambios.

Deja un comentario