La multitarea del Asistente Virtual

La multitarea es la archienemiga del asistente virtual.

Como Asistentes virtuales, muchas veces tenemos muchas tareas distintas de varios clientes distintos. ¿Cómo mantener el foco y no perdernos en el multitasking?

Primero, definamos qué es la multitarea.

En nuestro mundo, significa hacer o gestionar varias tareas al mismo tiempo.

No hace falta que a estas alturas os digamos que esto es el enemigo de la productividad, a muchísimos niveles. Aunque si te pones a buscar, seguro que encuentras a alguien que dice que es el truco para ser productivo…

Pros y los contras de la multitarea

Veamos los pros y los contras para entender mejor cómo afecta nuestra eficiencia y calidad de trabajo:

Pros de la multitarea

Aumento potencial de la productividad

Cuando se hace correctamente, la multitarea puede permitirnos gestionar más tareas en menos tiempo.

Es como ser una malabarista de tareas: pasar de una a otra rápidamente puede incrementar nuestra productividad diaria.

Flexibilidad y adaptabilidad:

Estar acostumbradas a gestionar varias cosas a la vez nos hace más flexibles y adaptables a cambios inesperados.

Si un cliente necesita algo urgentemente, estamos preparadas para actuar rápidamente sin perder el ritmo.

Habilidades de gestión del tiempo

La multitarea nos fuerza a ser mejores en la gestión del tiempo.

Aprender a priorizar tareas y a asignarles el tiempo adecuado puede ser una estupenda habilidad que se mejora con la práctica de la multitarea.

Contras de la multitarea

Reducción de la calidad:

El mayor contra es, sin duda, la disminución en la calidad del trabajo.

Cuando nuestra atención está dividida, es más fácil cometer errores o pasar por alto detalles importantes, lo que puede afectar de forma negativa el resultado final y la satisfacción del cliente.

Estrés y agotamiento

Gestionar múltiples tareas a la vez puede ser mentalmente agotador.

Esto no solo afecta nuestra salud mental y física, sino que también puede llevar a un burnout a largo plazo, reduciendo nuestra capacidad general de trabajo.

Ineficiencia y procrastinación

Contrario a la creencia popular, la multitarea puede llevar a una mayor ineficiencia.

Saltar de una tarea a otra puede causar que tardemos más en completarlas todas debido a lo que se conoce como el ‘coste del cambio de tarea’.

Además, puede fomentar la procrastinación, ya que saltar a tareas más agradables o fáciles se vuelve tentador.

    Encuentra tu equilibrio

    La clave está en encontrar un equilibrio. Quizás la multitarea funcione para tareas pequeñas y menos importantes, pero cuando se trata de proyectos grandes que requieren atención al detalle, la monotarea podría ser el camino a seguir.

    Técnicas para gestionar la multitarea

    Técnica Pomodoro

    Esta técnica implica trabajar con total enfoque durante 25 minutos y luego tomar un breve descanso de 5 minutos.

    Es ideal para mantener la concentración y prevenir la fatiga mental.

    Aplicación en multitarea: Puedes asignar diferentes ‘Pomodoros’ a distintas tareas y alternar entre ellas, manteniendo un ritmo constante y evitando el agotamiento.

    Método GTD (Getting Things Done)

    El GTD es un sistema de gestión de tareas y tiempo que te ayuda a organizar y priorizar de manera efectiva. Incluye recopilar todas tus tareas, procesarlas y luego decidir la acción siguiente.

    Aplicación en multitarea: Este método te permite tener una visión clara de todas tus tareas pendientes, facilitando la decisión de cuáles atender primero y cómo alternar entre ellas de manera eficiente.

    Regla 2-Minutos

    Si una tarea te lleva menos de dos minutos en completarse, hazla inmediatamente. Esta regla proviene del método GTD y es perfecta para pequeñas tareas.

    Aplicación en multitarea: Te permite eliminar rápidamente las tareas menores, liberando tiempo y energía mental para las más grandes y complejas.

    Herramientas útiles para la multitarea

    Aplicaciones de Gestión de Proyectos

    Una herramienta de gestión (Notion, Asana, Trello) te permiten visualizar todas tus tareas, organizarlas en proyectos, y establecer plazos y prioridades.

    Te ayudan a mantener un registro de todo lo que necesitas hacer, facilitando la transición entre tareas y proyectos sin perder el hilo.

    Bloquear interrupciones

    Las aplicaciones que bloquean las distracciones digitales son tus mejores amigas, permitiéndote concentrarte en la tarea que tienes en frente.

    Son ideales cuando necesitas sumergirte en una tarea sin interrupciones, incrementando tu enfoque y eficiencia.

    Herramientas de automatización

    Zapier, Make o IFTTT son herramientas que automatizan tareas repetitivas entre diferentes aplicaciones y servicios.

    Automatizar tareas rutinarias te libera tiempo para enfocarte en las tareas que requieren tu atención y habilidades únicas.

    Consejos

    Personaliza: Experimenta con diferentes técnicas y herramientas para encontrar la combinación que mejor funcione para ti. Todos trabajamos de manera diferente, así que lo que funciona para uno, puede no ser ideal para otro.

    Sé constante: Cualquier sistema o herramienta solo es efectivo si se utiliza de manera consistente. Dedica tiempo a aprender a usarlos correctamente y comprométete a incorporarlos en tu rutina diaria.

    Evaluación y ajuste: Regularmente revisa cómo están funcionando estas técnicas y herramientas para ti. Si algo no está funcionando como esperabas, no tengas miedo de ajustar o probar algo nuevo.

    Como asistentes virtuales, la multitarea será siempre parte de nuestro trabajo, pero entender cómo y cuándo emplearla puede hacer la diferencia entre un trabajo bien hecho y uno excepcional. No tiene que ser una batalla constante. Con las técnicas y herramientas adecuadas, puedes transformarla en una parte manejable y eficiente de tu trabajo.

    Recuerda, el objetivo no es hacer más cosas a la vez, sino hacerlas mejor y con menos estrés. Más rápido no siempre significa mejor, y la calidad de tu trabajo es lo que finalmente te distinguirá en este campo competitivo.