Una vez que tenemos claros nuestros objetivos lo siguiente que tendremos que aprender será a determinar los tipos de tareas que existen.
Para ello utilizaremos la Matriz de Eisenhower que clasifica las tareas según su importancia y su urgencia.
Hay más clasificaciones posibles, pero de cara a la productividad esta es la que me parece más significativa.
Matriz de Eisenhower
De esta clasificación de tareas nos sale una matriz como la siguiente:
| IMPORTANTE | NO IMPORTANTE | |
| URGENTE | ||
| NO URGENTE |
Definamos cada una de ellas:
- Tareas importantes. Aquellas que son fundamentales para el desarrollo de nuestro negocio.
- Tareas no importantes. Aquellas que, si las hacemos puede ayudarnos a mejorar, pero realmente no son de vital importancia para nuestro negocio.
- Tareas urgentes. Tareas que debemos resolver lo antes posible o en un corto período de tiempo.
- Tareas no urgentes. Aquellas que, de no resolverlas ahora, no supondrán un grave problema para nuestro negocio.
Siguiendo este esquema, todas las tareas que debemos realizar podríamos encajarlas dentro de uno de los siguientes cuadrantes:
- Tareas importantes y urgentes. Deben tener prioridad total ya que son tareas fundamentales para nuestro negocio y que requieren de nuestra actuación lo antes posible.
Ejemplo: Tenemos un ecommerce y alguna configuración de la web está fallando y los clientes no pueden hacer pedidos.
- Tareas importantes no urgentes. Son el gran olvidado de nuestras tareas. Lamentablemente la gran mayoría de emprendedores se pasa el día atendiendo urgencias (o apagando fuegos como se suele decir) y no tienen la capacidad de adelantarse a estas urgencias dedicando tiempo a las tareas realmente importantes. Aunque no requieran de una acción inmediata si que determinarán el futuro de nuestro negocio y por lo tanto deberíamos dedicarle tiempo dentro de nuestra planificación.
Ejemplo: Traducir la web si queremos dar el salto a la internacionalización. Posiblemente no sea una urgencia ponernos a traducir la web (o encargar su traducción) pero si no lo hacemos no podremos dar el salto a mercados internacionales y esto afectará de manera importante al futuro de nuestra empresa.
- Tareas no importantes y urgentes: Las típicas interrupciones. Son un ladrón de la estrategia a largo plazo. Tareas que no son importantes para el desarrollo de nuestro proyecto pero que se nos presentan generalmente de manera molesta y que nos hacen creer que debemos atenderlas de inmediato. Suelen venir de la mano de otra persona que nos pide que hagamos algo que para él/ella puede ser una prioridad pero para nosotros no.
Ejemplo: Cuando suena el teléfono. Si estamos trabajando y suena el teléfono sentiremos la necesidad de cogerlo y atender la llamada aunque casi con total seguridad no será algo importante. Es cierto que trabajando como AV puede que una de vuestras funciones sea dar servicio de atención al cliente por teléfono, en tal caso la perspectiva sería distinta, ¿me entiendes no?
- Tareas no importantes no urgentes: Peligro, no deberíamos gastar nuestro tiempo en estas tareas ya que no necesitan nuestra acción inmediata y no son fundamentales para nuestro negocio. No creo que se necesiten muchas más explicaciones ¿no?
Ejemplo: Perder el tiempo en las redes sociales. Es muy habitual que entremos en las RRSS para hacer alguna publicación relacionada con nuestro proyecto (hasta ahí bien), y que acabemos viendo videos de gatitos.
| IMPORTANTE | NO IMPORTANTE | |
| URGENTE | Prioridad total(algo no funciona en la web y los clientes no pueden comprar) | Ladrón de estrategia a largo plazo(llamadas o interrupciones de los compañeros) |
| NO URGENTE | El gran olvidado(buscar un nuevo local o traducir la web) | Peligrono deberíamos gastar tiempo en esto.(RRSS personales) |
De la clasificación anterior, y usando la misma matriz, podemos identificar las siguientes situaciones:
| IMPORTANTE | NO IMPORTANTE | |
| URGENTE | Crisis | Interrupciones |
| NO URGENTE | Objetivos y planificación | Distracciones |
El cuadrante clave es el de las tareas importantes que no son urgentes, es donde deberíamos movernos habitualmente ya que de esta forma evitaremos las crisis.
Cuanto más tiempo pasemos trabajando en cosas importantes que aún no son urgentes menos posibilidades habrá de que surjan las crisis.
¿Qué hacer con cada una de estas tareas?
| IMPORTANTE | NO IMPORTANTE | |
| URGENTE | Tomar acción | Delegar |
| NO URGENTE | Planificar | Procrastinar |
Con cada una de las tareas de los diferentes cuadrantes deberás actuar de una forma:
- Tareas urgente e importantes: Debes tomar acción inmediata.
- Tareas urgentes pero no importantes: Deberás delegarlas, seguramente no tienes porqué hacerlas tú mismo. Como AV recibirás muchos encargos de este tipo de tareas.
- Tareas no urgentes pero importantes: Deberás planificarlas y reservar tiempo para hacerlas antes de que se conviertan en una emergencia.
- Tareas no urgentes y no importantes: Estas tareas deberías descartarlas directamente, o aplazarlas para aquellos momentos de desconexión.
Lo ideal sería, conforme se presenten las tareas, decidir a qué cuadrante pertenecen y actuar en consecuencia. De esta forma, evitaremos que las cosas importantes se conviertan siempre en urgentes.
No obstante, siempre habrá alguna actividad (o también podríamos llamarlo “marrón”) que sea importante y surja en el momento más inesperado y que nos exija dejar lo que estemos haciendo para solucionarlo; pero os aseguro que si planificamos y actuamos según el cuadro anterior estas urgencias solo serán situaciones excepcionales y no nuestro día a día.
No puede ser que cada día nos movamos únicamente en las cosas importantes y urgentes, que siempre vayamos apagando fuegos.
Si esto pasa, es que estamos haciendo algo mal. No estamos haciendo/planificando las cosas para evitar las emergencias.
Los AV´s y la clasificación de tareas
Para terminar esta lección quiero hacerte ver que el caso de los Asistentes Virtuales hay una doble perspectiva de las tareas.
¿A qué me refiero? pues a que una tarea que tu cliente ha decidido delegarte puede no ser extremadamente importante (por eso te la delega), pero en tu caso no debes ver esa tarea desde esa perspectiva sino que supone un encargo que tu cliente te ha hecho y por lo tanto, si que es importante para tu negocio como AV. No se si me explico.
Si tu cliente aplica la Matriz de Eisenhower seguramente te delegará tareas más o menos urgentes pero no importantes. En cambio, desde tu punto de vista como Asistente Virtual, una tarea que te ha encargado un cliente si será importante, independientemente de la tarea de la que se trate.
Por otra parte también deberás distinguir entre las tareas que tu propio negocio necesita para desarrollarse y las que te encarguen tus clientes. Estas últimas podrías englobarlas en una tarea genérica que se llame “tareas de clientes”.
