El tema de hoy es algo de lo que teníamos ganas de hablar: la proactividad.

Una de esas palabras que se escuchan mucho, pero que a lo mejor no se tiene tan claro qué es, en qué consiste ser una persona productiva y, cómo beneficia serlo, o no, en tu trabajo como asistente virtual.

Perfecto, vamos a empezar por ahí.

#01.-¿Qué es la proactividad?

Si buscamos definiciones, tenemos:

“[persona] que toma activamente el control y decide qué hacer en cada momento, anticipándose a los acontecimientos”

Bien, suena demasiado pomposa, así que vamos a llevarlo a nuestro terreno, al del emprendimiento en concreto de la asistencia virtual.

Pero antes, hay que hacer una diferencia muy interesante entre personas proactivas (toman activamente el control), y reactivas (deciden qué hacer en cada momento)

¿Cuándo una persona es reactiva?

Cuando reacciona, espera normalmente a que les digan lo que tienen que hacer, y entonces actúa.

Nos gusta decir que es aquel con actitud “pasota”, porque, sinceramente, si eres muy, muy, muy reactivo, es que pasas de todo.

Es verdad que, a veces, nos contratan para realizar una serie de tareas muy claras, es decir, tareas que tenemos muy bien definidas, que el cliente pide, y no necesitas salirte del guion, de hecho no debes hacerlo, se tienen que hacer así porque él las necesitas así, sin más.

No es una mala actitud, pero a mí me surge una pregunta: si solo somos reactivos y hacemos lo que nos mandan sin aportar nada más, ¿no crees que nos convertimos en personas bastante prescindibles dentro del negocio?

Piénsalo, solo aportamos ejecución, y eso es algo que puede encontrarse fácilmente.

En cambio, si añades ese puntito extra, el cliente no va a querer prescindir de ti, y muchas veces, tampoco poder, porque llegas a conocer el negocio casi como él.

Un asistente virtual debe ser reactivo, por supuesto, pero, sin perder nunca el punto de vista de la proactividad, ese “aportar siempre un poquito más” 

¿Cuándo una persona es proactiva?

Cuando no espera que ocurra algo para actuar, toma la iniciativa y aporta ese “algo” más que tanto se valora en nuestra profesión.

El punto de proactividad está en cómo se hace la tarea, cómo puedes optimizar el proceso, agilizar y obtener resultados, ese tipo de cosas que te hacen mejorar a ti, y a esas tareas que realizas cada día.

Aportar más, es una manera de reforzar la relación que con tu cliente.

Llegados a este punto, es interesante saber de qué manera puedes demostrar a tu cliente tu proactividad. 

#02.-¿Cómo puede un asistente virtual mostrar proactividad? 

Empecemos.

Por lo general, cuando llevamos varias tareas que engloban el negocio de nuestros clientes, somos capaces de prever ciertos problemas, buscar soluciones antes de que sucedan, y de encontrar caminos que mejores los procesos.

Una persona proactiva se expresa positivamente, ofrece soluciones, no solo da problemas, sino que antes de plantearlos, ha encontrado una alternativa, o lo ha intentado, por lo menos.

Utiliza siempre ese lenguaje positivo:

 “ha ocurrido X, pero podemos solucionarlo si hacemos Y”,

 “si continuamos con este sistema, puede pasar X, probemos haciendo Y, que creo que puede mejorar los resultados”

No se trata de tener la solución para todo, solo de intentar resolver los problemas y prevenirlos antes de que ocurran. 

No olvides que de todo se aprende y cuántos más “marrones” resuelvas, más recursos vas a tener si te los vuelves a encontrar.

Características de un asistente virtual proactivo

Varias y te hacen sobresalir del resto, son las que te convierten en casi imprescindible en tu puesto, algo vital para fidelizar clientes.

Creatividad

No hablamos de ser diseñadores y diseñar bonito, sino de dar soluciones y tener la habilidad de resolver cualquier problema, algo habitual porque contamos con recursos para ello.

Persuasión

Otra característica de las personas proactivas, ciertas dotes de persuasión, se muestran seguras, y tienen capacidad de inspirar respeto y confianza en los demás. 

Aceptar las críticas

Debemos saber hacerlo, ten en cuenta que una crítica no es un insulto, ni un fallo, ni mucho menos un fracaso, sino es siempre un aprendizaje para mejorar.  

Flexible

También hay que tener flexibilidad, es decir, una persona proactiva es todo lo contrario a una cabezota.

Responsable

Cualquier acto tiene una responsabilidad, y hay que asumirla.

Tomas decisiones y debes hacer frente a lo que pase después, una persona proactiva lo hace, tiene muy interiorizado, el tema de la mejora continua porque siempre quiere progresar.

No espera a que algo se rompa para arreglarlo, sino que continuamente está pensando en cómo evitar que eso no ocurra.

Con todas estas cualidades, tienes mucho más claro por qué un cliente va a valorar más a un asistente proactivo que a un reactivo, ahora bien, también podemos valorar la productividad desde el punto de vista contrario.

 ¿Nuestros clientes o jefes son productivos o reactivos?, ¿cómo debería ser un líder proactivo? 

#03.-¿Cómo debe ser un jefe productivo? 

La relación entre un asistente virtual y su cliente o jefe no es diferente a cualquier otra en la que todo funciona mejor si ambas partes colaboran, y ponen de su parte

No se puede pedir a un asistente virtual que tome decisiones y resuelva asuntos que no le corresponden. solo porque quien debe hacerlo no se decide.

Un cliente o un jefe proactivo es esencial para que el trabajo salga, veamos las características principales que debe tener.

Motivación, firmeza y convicción

Un líder proactivo tiene iniciativa, positivismo, empatía, un poco lo que hemos hablado antes, capacidad de motivar al equipo, comunicarse bien y de manera fluida y asertiva.

También, cierta firmeza y facultad de convencer, sin olvidar nunca, cordialidad y educación. 

Capacidad de innovación y responsable

Que proponga retos, para eso seguramente será una persona creativa y con una visión de futuro que se responsabiliza de sus actos.

Además, algo fundamental es que debe dar ejemplo al resto

La verdad es que tener un líder con todas estas características motiva muchísimo a la hora de trabajar en equipo. 

Fomenta la proactividad en los demás

Si eres tú el cliente o jefe y tienes trabajadores o freelancers a tu cargo, debes fomentar la proactividad de tu equipo, porque es fundamental. 

Para eso, involúcralos en los objetivos de la empresa, escucha sus ideas y sus sugerencias, dando cierta libertad para que desarrollen su iniciativa.

Tienes que dar cierto margen y libertad de actuación, además de asumir con naturalidad que las cosas no siempre salen bien.

Crea esos espacios de creatividad, favorece la comunicación, y por supuesto, genera confianza en el equipo, así consigues que la gente se atreva a decir cosas, a tener ideas, a proponer mejoras. 

Para terminar, solo nos queda animaros a aprovechar esa proactividad de un asistente virtual, no solo a nivel profesional, sino en tu vida personal. 

No te sientes a esperar a que ocurran las cosas, no, levántate, toma el control y haz que sucedan. Como herramienta o tip final de la semana, te recomendamos  Slack, genial para la comunicación del equipo, porque mucho de lo que hemos hablado hoy se basa, básicamente en eso, en tener una buena comunicación.