¿Puede delegar un asistente virtual?

Hoy te hablamos de un tema confuso: la posibilidad de que un asistente virtual pueda, o deba, delegar

Parece que cuando eres la persona en quien se delega, en quien recaen esas tareas que los clientes no pueden hacer por falta de tiempo o conocimientos, es extraño que tú también lo hagas.

Bien, pues la respuesta corta a esto es que sí, que tienes que delegar (y punto), pero no nos queremos quedar aquí, y te damos, además, la respuesta larga, más desarrollada, que te va a aclarar muchas dudas.

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#01.-¿Qué tareas delega un asistente virtual?

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Bueno, las mismas que le decimos a nuestros clientes que pueden delegar, por ejemplo, las que no se nos dan bien, las que no nos gusta hacer, y también las que no tenemos por qué ser nosotros quienes las hagamos.

Los mismos argumentos que empleas para hacer ver a tus clientes que deben dedicarse a esas cosas “más importantes”, esas que solo pueden hacer ellos (llevar su negocio, por ejemplo), aplícatelos a ti.

Como tus clientes, también tienes que dedicarte a las cosas prioritarias, a esas que solo puedes hacer tú y, en caso de no tener tiempo para ellas, debes sacarlo de donde sea, o te van a hacer perder mucho tiempo (y dinero)

Como tus clientes, también debes pararte a pensar, y localizar ese tipo de tareas que puedes delegar en otro asistente virtual.

Por qué debe delegar un asistente virtual

Te ponemos un ejemplo: imagina que tienes un cliente a quien le llevas las redes sociales, ¿cómo vas a delegar a otra persona que publique en las tuyas?, sí, parece extraño que alguien tenga que hacerte a ti lo que tú haces a los demás.

No lo es.

Fíjate, publicar las redes sociales de tu cliente, te da dinero, y publicar las tuyas, no, por lo menos en este momento, razón suficiente para que lo mejor sea enfocarte en dedicar tu tiempo a ingresar, que es lo que te beneficia y te permite hacer crecer tu negocio.

Cierto que tienes tu propia estrategia de captación de clientes en redes, pero, económicamente, te sale mejor que otra persona se dedique a ella y dedicar tu tiempo a dar esos servicios por los que te están pagando.

Piensa que si el 50% de tu tiempo das servicios, y el resto lo empleas en tus redes sociales, el ingreso es la mitad que si ocupas toda tu jornada a tu trabajo como asistente virtual.

Y otra situación muy habitual es dedicar tu jornada completa a clientes, y abandonar tus propias redes, o la estrategia que hayas elegido para la captación.

Esto es muy peligroso, porque cuando, por lo que sea, los clientes dejan de trabajar contigo, te ves, de repente, en la nada absoluta, sin otros nuevos, y, lo peor de todo, sin tener ni siquiera un mecanismo de captación engrasado. 

#02.-¿Cuándo debes delegar en un asistente virtual?

Continúa con los mismos argumentos que ofreces a tus clientes para convencerles, cuando no tienes tiempo para hacerlo, o cuando no tienes conocimientos para hacerlo bien.

En tu caso, con la ventaja de que sabes de muchos compañeros que seguro pueden realizar este trabajo para ti.

Delegar por falta de tiempo

El primer caso es muy claro, tienes la agenda llena y ya no puedes asumir un cliente más.

A menudo ocurre que cuentas con un buen sistema de captación que hace que continúen entrando, una muy buena noticia que deja de serlo cuando estás a tope y no eres capaz de atenderles.

Es un caso así, la duda es qué hacer con ese cliente que solicita tus servicios, claro que puedes decirle que no es posible, que no tienes tiempo y no puedes atenderle en ese momento, siempre está esa opción, pero te vamos a dar otra que creemos es mejor: hablar con otro asistente virtual y encontrar la forma de colaborar.

Es supersencillo y habitual, tú le pasas ese cliente, tú los facturas y esa compañera o ese compañero trabaja contigo

Delegar por falta de conocimientos

Vamos con el segundo caso, te piden algo que no sabes hacer.

Aquí tienen mucha importancia tener una red de contactos de bastantes temáticas, y poder acudir a esa persona experta en eso que a ti no se te da tan bien, y que sea ella quien haga ese trabajo.

En este punto, hay que valorar el extra que aportamos al cliente, le decimos, “mira, yo no te puedo ayudar, pero te voy a dar una solución”, porque es de eso de lo que se trata nuestro trabajo, de aportar soluciones.

El cliente percibe que le estás ayudando en una cosa más, incluso en algo que, a priori, era una debilidad tuya. 

Es evidente que, al colaborar con otros asistentes virtuales, conseguimos mejores resultados, porque cubrimos espacios que solos no podemos, tareas que no somos capaces de hacer solos, cosas que no sabemos hacer, en fin, … 

Unirte a otro asistente virtual tiene muchísimas ventajas.

Esa relación de contactos de la que estamos hablando es de doble sentido: si a ese compañero, algún día, sus clientes le piden un servicio que no puede atender, o un servicio recurrente, va a tirar de ti, vamos, que igual que tú le llevas clientes, él también a ti. 

Ahora bien, de esas tareas que delegas, sea por el motivo que sea debes llevar un control.

#03.-¿Cómo controlar las tareas que delegas?

Debes tenerlo todo controlado, y te recomendamos que utilices un programa, una herramienta o un gestor de proyectos y tareas, para no dejar “ningún cabo suelto” de tu negocio.

Gestor de proyectos 

Hay varios por los que te puedes decidir, pero lo más importante de todo es que sea una herramienta con la que te sientas a gusto, y que se adapte a ti y a tu forma de trabajar.

Asana

Lo tiene prácticamente todo, tanto que hasta las tareas personales las puedes gestionar con ella (yo lo hago desde hace mucho tiempo).

Cuenta con varios espacios de trabajo, donde incluir a todos tus clientes y proyectos y diferenciar qué haces tú y, si lo tienes, qué hace tu equipo.

Notion

No es un gestor de tareas per se, pero puedes hacer que lo sea, vamos que te ofrece la posibilidad de crearlo y adaptarlo a ti, como mejor te convenga, para aprovecharlo al máximo. 

Trello

Una versión bastante minimalista de lo que viene a ser una fase de proyectos, que permite, además, compartir tableros y tener distintos usuarios.

Hay muchas más, pero lo importante es que sepas que tú no tienes que adaptarte a la herramienta, sino que ella debe hacerlo a ti.

Hay una frase que dice: “la mejor herramienta para hacer algo es la que ya estás utilizando”, y es cierta, porque ya estás acostumbrado a ella, y te funciona. 

Hasta aquí la respuesta larga a la pregunta de si puedes o debes delegar siendo, como eres, un asistente virtual, ya ves que hay razones suficientes para que sea una gran opción a considerar, que seguro te ayuda a dar un paso más en tu negocio.

En definitiva, si no dejas de decir a tus clientes que deleguen y de exponer todas sus ventajas, hazlo tú si te surge la oportunidad, no olvides que hacerlo de forma habitual, te ayuda a sacar adelante tu negocio más rápido, y con mayor éxito que si estás sola.Una cosa más, delegar tareas en alguien, no quiere decir que no sepas hacerlas, quiere decir que puedes dedicarte a otras cosas, hay que tener una escala, decir “esto es más importante, me hace ganar dinero, o es más rentable, y es en lo que debo emplear mi tiempo”.

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